Los espacios dinámicos, polivalentes o flexibles se están convirtiendo en una excelente solución a las necesidades espaciales particulares de los distintos miembros de la organización.
Se trata de espacios donde se aprovechan al máximo los metros cuadrados de oficina para que los trabajadores puedan sentirse más cómodos realizando sus funciones.
El trabajo colaborativo cada vez tiene mayor peso y un correcto rediseño de las oficinas permite solventar, por ejemplo, problemas de desmotivación, comunicación interna o baja productividad. Para ello, deben diseñarse entornos prácticos y que reflejen los valores de la marca en el normal funcionamiento de la organización.
¿Qué caracteriza el diseño de estos espacios polivalentes?
Los espacios dinámicos o flexibles son de reorganización sencilla, de modo que se adapten a las necesidades de cada entidad en particular. Gracias a ellos, los trabajadores pueden elegir el área en el que se sienten más cómodos para realizar cada una de sus funciones, a la vez que pueden relacionarse entre ellos con mayor fluidez.
Cada organización debe crear espacios diferentes, ya que han de atender a sus necesidades únicas y cambiantes. Aun así, para conseguir oficinas que integren áreas de trabajo colaborativo ajustadas a la compañía hay que prestar especial atención a 4 aspectos:
- Amplitud
No importa si se trata de un espacio grande o pequeño, las estancias dinámicas o flexibles cuentan con una visión abierta. Esto se puede conseguir con la utilización de separadores transparentes o translúcidos, con la instalación de ventanales o claraboyas que permitan la entrada de luz natural, y sustituyendo las paredes de las oficinas por cristales fijos.
Aunque se debe intentar mantener el entorno lo más amplio posible, no debemos olvidar que tal vez son imprescindibles para tu organización los espacios un poco más privados. Para crearlos puedes utilizar divisiones móviles que permitan adaptar las estancias a todas las situaciones para las que puede ser necesaria.
Una buena opción son las mamparas separadoras o los biombos y estanterías móviles para diferenciar espacios dentro de una misma estancia y generar de manera muy sencilla distintos ambientes que pueden destinarse a diversas actividades.
- Mobiliario
Obviamente, las oficinas necesitan mobiliario: sillas, mesas, estanterías … Estos jugarán un papel clave en la creación de espacios, pues los diferentes colores, materiales y estilos sirven para delimitar las zonas de un espacio sin necesidad de paredes ayudando a mantener la sensación de amplitud. Algunos ejemplos de cómo el mobiliario determina las áreas:
– Las mesas redondas con algunas sillas son ideales para pequeñas reuniones de equipo.
– Una mesa alargada alta con taburetes altos puede crear un área de trabajo informal ideal.
– Los muebles modulares desmontables dan la posibilidad de adaptar el aforo de un lugar.
– Un largo escritorio con sillas ergonómicas permite crear puestos de trabajo individuales.
– Algunas mesas altas fuera de una sala de reuniones sirven para prepararla o comentarla.
– Una cabina cerrada o sala pequeña son espacios privados perfectos para llamadas y reuniones.
– Una gran zona de sofás supone un espacio de descanso y socialización.
- Tecnología
Actualmente, la tecnología no es solo un elemento fundamental en nuestra vida privada, también lo es en las oficinas de todo tipo de organización. Por ello es especialmente importante incluir tomas de luz a las que se pueda acceder con facilidad para la carga de dispositivos junto a la mayoría de los asientos.
Es vital que exista una red inalámbrica de internet y que ésta funcione correctamente en todas las áreas donde puede ser necesaria. Del mismo modo, probablemente sea útil la configuración audiovisual para las presentaciones en las diferentes salas.
Además, no podemos olvidar los distintos dispositivos que sea implementables para que los espacios sean flexibles o dinámicos como pantallas de selección de asiento, reserva de áreas, planificación de aforo …
- Diseño
El último punto al que se debe prestar especial atención es la armonía del diseño. En realidad, estamos ante el elemento que hace que todos los anteriores estén cohesionados y se consiga un espacio de trabajo dinámico o flexible ideal para cada organización.
Para que los espacios presenten un diseño armónico, los elementos deben estar minuciosamente seleccionado: los tonos de las paredes, la decoración y hasta la iluminación, todo importa. Algunos trucos para que la oficina sea más acogedora es la utilización de colores corporativos, toques humanizadores como imágenes, retratos o ilustraciones y elementos biofílicos.
Por otra parte, para facilitar el trabajo colaborativo se pueden instalar pizarras o paneles de ideas. No podemos olvidarnos de destinar algunas áreas al ocio, siempre teniendo en cuenta las necesidades particulares de la organización. Estas áreas pueden incluir tenis de mesa, futbolines, dianas de dardos o sofás para charlar, lo que mejor encaje con la cultura de la empresa y sus miembros.
Principales beneficios de los espacios dinámicos
Los espacios dinámicos benefician a:
- Las personas:
Trabajar en un entorno agradable y acorde a sus necesidades hace que los empleados afronten la jornada laboral de mejor humor y más motivados. Además, quienes desarrollan sus funciones en este tipo de entornos consiguen ser mucho más productivos.
Por otra parte, el sentido de comunidad se refuerza en gran medida cuando los espacios escapan de los clásicos escritorios unitarios y separados para dejar paso a mesas comunes y sin puesto asignado, con distintas alturas y entornos acordes a sus diferentes personalidades o estados de ánimo.
- La organización:
Los espacios dinámicos eliminan la mayor parte de las barreras de productividad tradicionalmente asociadas a una oficina.
Un claro ejemplo es que, en este tipo de entornos flexibles, los empleados pueden decidir realizar cada una de sus actividades en un espacio diferente, estimulando la creatividad, la eficiencia y mejorando su estado de ánimo.
Además, la comunicación interna mejora potencialmente cuando los miembros de la entidad tienen facilidades para trabajar en conjunto de manera más sencilla. Estos entornos facilitan la comunicación cercana, frecuente y directa, por lo que se reduce el riesgo de malinterpretaciones.
Este tipo de oficinas permite que las organizaciones evolucionen de manera más rápida, pues pueden ir adaptando sus estancias a las nuevas necesidades de la entidad sin tener que reconfigurar la estructura principal del espacio.
¿Por dónde empezar?
Cada organización es única porque se integra de personas diferentes, con distintas necesidades, funciones y perfiles, lo que supone que para crear espacios dinámicos acordes a la organización debes empezar por el principio: las personas.
El primer paso a seguir consiste en preguntar a los miembros qué entornos consideran que serían útiles y cómo se sentirían mejor en la oficina. Estas preguntas te proporcionarán las claves para rediseñar tus oficinas con éxito.
Las oficinas flexibles no sólo consiguen mejores dinámicas de comunicación interna, sino que también favorecen a la productividad de los integrantes, mejora su estado de ánimo y su motivación.
Para las entidades, esta mejora en las personas se traduce en mayor productividad, que, a su vez, se traduce en mayor eficacia y mayor beneficio económico.
¿Ya cuentas con espacios de este tipo en tu organización? Si no es así, te animamos a que hagas una primera prueba. Y, si necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nos encantan este tipo de proyectos.
